Desde finales de este año 2015, los trabajos de grado, investigaciones y demás productos académicos de la Universidad deben depositarse en el repositorio institucional que opera sobre la plataforma DSpace. El proceso no es difícil pero a mi parecer existe demasiada información no operativa (normas, propósitos, etc.) en los tutoriales que puede confundir y atemorizar a los usuarios.
Aquí se resume el procedimiento, esperando brindar una guía concreta y rápida que por supuesto debería ser ampliada con la información detallada que brinda el RIUD en sus tutoriales.
- Ir a http://repository.udistrital.edu.co/ y en la barra superior, a la derecha, en la opción Mis Servicios, buscar Mi RIUD e inscribirse si no lo ha hecho (requiere email institucional y validación) o ingresar si ya tiene cuenta. Desde aquí también puede cambiar su contraseña.
- Luego de crear su cuenta, en su proyecto curricular debe informar a su coordinador que requiere acceso al RIUD (un email a coordinación con sus datos personales, los de su trabajo y los de su director). De esta manera desde allí habilitarán su cuenta para que Usted pueda subir información (es decir, le darán acceso a la colección específica donde Ud puede subir su producción) y lo asociarán con su director como revisor de sus envíos. NOTA: si usted es profesor de la universidad (perfil revisor), pero también estudiante (por ejemplo, de posgrado), se recomienda además de lo anterior, informar al director del RIUD para que apoye el proceso de crear dos tipos de acceso (revisor y estudiante) asociados a su único correo electrónico institucional. Haga esto en lugar de solicitar una segunda cuenta de correo institucional como estudiante, ya que no es realmente necesario como tal vez le sugieran en su proyecto curricular.
- Convierta su documento Word o LibreOffice a PDF/A, formato requerido por el RIUD. Para ello debe descargar e instalar PDFCreator (sólo Windows). Esta aplicación le preguntará por unos metadatos al crear su PDF que son necesarios para el RIUD (título, autor, palabras clave). En el momento de generar su PDF asegúrese de indicar al programa que el perfil del documento es PDF/A. La razón de usar este conversor sugerido por el RIUD es dual: formato PDF/A y agregado automático de metadatos.
- Una vez tenga listo su documento para subir, los anexos distintos a PDF, y haya sido habilitado por su proyecto curricular , ingrese al RIUD e inicie su envío, siguiendo el instructivo de autoarchivo . O, en resumen, se le solicitará que diligencie un formulario en línea con sus datos, los de su trabajo (titulo, resumen, palabras claves, en español e inglés), los del director, y finalmente subir el PDF/A (paso previo al final). El paso final es seleccionar un tipo de licencia para su creación (por ejemplo algún tipo de las opciones Creative Commons). Nota: Asegúrese de tener a la mano la fecha de aprobación de su proyecto/anteproyecto por parte del consejo curricular/revisores. Se recomienda que ningún archivo supere los 20 MB.
- Una vez su director haya aprobado su trabajo, estará listo para colocarlo en un CD/DVD junto con sus anexos, el cual debe ser ahora debidamente rotulado y entregado en Biblioteca, junto con la siguiente licencia diligenciada.
- Entregue lo anterior junto con la Licencia y Autorización de Autores para Publicar, la cual debe descargar y diligenciar
NOTA: Al CD/DVD para la biblioteca debe agregar, además de su trabajo de grado y anexos, copia pdf de la licencia y autorización de autores debidamente diligenciada y firmada, así como copia pdf del formato de catálogo suministrado por la biblioteca debidamente diligenciado con autores, número de páginas, tablas, gráficas, resumen, palabras clave y firmado por autor, director y jurados. Estos formatos además debe presentarlos en original y copia física en papel a la Biblioteca, junto con el disco óptico.
Bueno, espero no haber sido muy extenso, esta es la información básica para que suba su trabajo de grado al Repositorio, sea revisado, aprobado y luego entregado en medio electrónico en formato adecuado, a la Biblioteca.